Jak wziąć udział w programie?

Karta Uczelni Erasmusa

Warunkiem udziału szkoły wyższej w programie Erasmus jest przyznanie jej przez Komisję Europejską Karty Uczelni Erasmusa (Erasmus University Charter), która uprawnia do ubiegania się o fundusze na dofinansowanie konkretnych działań przewidzianych w programie.

Uczelnie posiadające Kartę Uczelni Erasmusa mogą prowadzić wymianę studentów i pracowników, a także koordynować kursy intensywne Erasmusa (Intensive Programmes) lub brać w nich udział jako partnerzy. Jednostki uczelniane zajmujące się nauczaniem języka polskiego jako obcego mogą prowadzić kursy językowe dla zagranicznych studentów przyjeżdżających w ramach Erasmusa do Polski (kursy EILC). Ponadto uczelnie mogą koordynować projekty wielostronne programu Erasmus, administrowane przez Agencję Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego w imieniu Komisji Europejskiej, lub uczestniczyć w nich jako partnerzy.

Istnieją dwa rodzaje Karty Uczelni Erasmusa: standardowa i rozszerzona (extended). Karta rozszerzona pozwala instytucji ubiegać się o dofinansowanie wszystkich typów wyjazdów studentów i pracowników, w tym wyjazdów studentów na praktyki. Karta standardowa nie daje możliwości ubiegania się o dofinansowanie wyjazdów na praktyki.

Instytucje uprawnione do udziału w programie

Wniosek do Komisji Europejskiej o nadanie Karty Uczelni Erasmusa mogą składać następujące instytucje prowadzące studia I i/lub II i/lub III stopnia:

• uczelnie publiczne,
• uczelnie niepubliczne wpisane do rejestru prowadzonego przez MNiSW,
• od roku 2008 - instytuty PAN posiadające osobowość prawną oraz prowadzące studia doktoranckie,
• uczelnie posiadające standardową Kartę Uczelni Erasmusa chcące wnioskować o Kartę rozszerzoną.

Aktualne informacje na temat ubiegania sie o Kartę Uczelni Erasmusa są dostepne na stronie Agencji Wykonawczej - the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA, Executive Agency).

Na co można uzyskać dofinansowanie?

Uczelnie, którym Komisja Europejska nadała Kartę Uczelni Erasmusa mogą ubiegać się w Narodowej Agencji o dofinansowanie przeznaczone na:

• mobilność studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej (SMS - Student Mobility - Studies);
• mobilność studentów w celu odbycia praktyki w partnerskim przedsiębiorstwie, organizacji, instytucji szkoleniowej lub badawczej w innym kraju uczestniczącym w programie (SMP - Student Mobility - Placements);
• mobilność nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej (STA - StaffTeaching Assignments) ;
• mobilność pracowników uczelni w celu udziału w szkoleniu w partnerskiej szkole wyższej lub instytucji nieakademickiej w innym kraju uczestniczącym w programie (STT - Staff Training);
• prowadzenie działań wspomagających organizację wymiany studentów i pracowników (OM - Organisation of Mobility);
• realizację projektów typu kurs intensywny (IP);
• organizację kursów językowych Erasmusa (EILC).

Są to "działania zdecentralizowane" Erasmusa (administrowane są przez Narodową Agencję w kraju, a nie centralnie przez Komisję Europejską). Zainteresowane uczelnie składają wniosek o dofinansowanie tych działań w danym roku akademickim do Narodowej Agencji.

Uczelnia może także być koordynatorem lub partnerem w projektach wielostronnych lub projektach sieci akademickich (tematyka projektów określona została w Decyzji Parlamentu i Rady UE ustanawiającej program „Uczenie się przez całe życie”), które są działaniami scentralizowanymi tzn. zarządzanymi bezpośrednio przez Komisję Europejską. Szkoły wyższe składają wnioski o realizację tego typu działań do Komisji Europejskiej.

Zasady realizacji poszczególnych działań przez uczelnie są określone w "Zaproszeniu do składania wniosków" (Call for proposals) oraz w "Przewodniku dla wnioskodawców" (Guidelines for applicants) programu „Uczenie się przez całe życie”. Oba dokumenty dostępne są w dziale Konkursy wniosków.

Przygotowanie uczelni do udziału w programie

Uczelnia powinna być przygotowana merytorycznie i organizacyjnie do udziału w programie Erasmus. Fundusze z budżetu programu Erasmus mogą być wykorzystywane tylko i wyłącznie na dofinansowanie, a nie na pełne sfinansowanie współpracy z europejskimi uczelniami partnerskimi.

Udział uczelni w programie Erasmus wymaga:

• wyznaczenia Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus (więcej informacji o zadaniach koordynatora w "Poradniku Koordynatora Programu Erasmus");
• stałej współpracy Koordynatora Uczelnianego z władzami uczelni, z poszczególnymi wydziałami/jednostkami dydaktycznymi, służbami finansowymi/kwesturą, organizacjami studenckimi;
• przygotowania służb finansowych uczelni do prowadzenia rachunku bankowego i rozliczeń w EUR;
• zapewnienia miejsca na gromadzenie niezbędnej dokumentacji;
• stałego dostępu do Internetu;
• sprawnie działającej poczty elektronicznej;
• zapewnienia sprzętu umożliwiającego korzystanie z narzędzi informatycznych, m.in. z formularzy dostępnych on-line;

Uczelnia powinna być przygotowana do aktywnego prowadzenia wymiany studentów i pracowników.
Opis oferty dydaktycznej na dany rok akademicki powinien być dostępny (w j. polskim i angielskim) w postaci Katalogu Przedmiotów ECTS. Informacje nt. systemu ECTS są zamieszczone w sekcji ECTS i suplement do dyplomu (DS).

Uczelnie  samodzielnie poszukują partnerów do współpracy w ramach programu wśród europejskich szkół wyższych, które posiadają Kartę Uczelni Erasmusa. Współpraca w ramach Erasmusa jest możliwa tylko pomiędzy uczelniami posiadającymi Kartę, natomiast jeśli chodzi o organizację praktyk dla studentów i wymianę pracowników w celach szkoleniowych, uczelnie mogą współpracować także z innymi instytucjami.

Złożenie wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa

Karta Uczelni Erasmusa to dokument wydawany przez Komisję Europejską, uprawniający uczelnie do udziału w programie Erasmus (do wnioskowania o dofinansowanie działań związanych z mobilnością w danym roku akademickim lub do udziału w projektach).

Aktualne informacje na temat ubiegania sie o Kartę Uczelni Erasmusa są dostępne na stronie Agencji Wykonawczej.

Wniosek o Kartę Uczelni Erasmusa składa się do:

a) Agencji Wykonawczej - The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA, Executive Agency) w Brukseli, reprezentującej Komisję Europejską:
- wniosek on-line poprzez stronę internetową Executive Agency
- wydruk wniosku złożonego on-line w formie i liczbie egzemplarzy określonej w formularzu wniosku;

b) Narodowej Agencji w Warszawie:
- wydruk wniosku złożonego on-line w formie i liczbie egzemplarzy określonej w formularzu wniosku.

Szczegółowe informacje dotyczące wnioskowania zawarte są w "EUC Handbook" udostępnianym przez EA razem z wnioskiem on-line.

Zasadniczą częścią wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa jest Erasmus Policy Statement - Deklaracja Polityki Uczelni Erasmusa, w której uczelnia przedstawia swoją strategię współpracy europejskiej.

Deklaracja to niezwykle istotna część wniosku, w dużej mierze decydująca o jego akceptacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na sprawy związane z zaliczaniem okresu studiów lub praktyk zrealizowanych za granicą. Dokładne wskazówki, jak ją przygotować są zawarte w instrukcjach do wypełniania wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa. Deklaracje uczelni, które otrzymają Kartę Uczelni Erasmusa zostaną opublikowane na stronie internetowej Komisji Europejskiej.

W przypadku zmiany nazwy i/lub połączenia się dwóch lub więcej uczelni i/lub podziału jednej uczelni na dwie lub więcej nowopowstała uczelnia zobowiązana jest powiadomić o tym Narodową Agencję i Agencję Wykonawczą w Brukseli w celu aktualizacji Karty i kodu Erasmusa.

Ocena wniosków o nadanie Karty Uczelni Erasmusa przez Komisję Europejską

Wnioski uczelni o nadanie standardowej lub rozszerzonej Karty Uczelni Erasmusa są oceniane przez wyznaczonych przez KE ekspertów akademickich. Czas pomiędzy złożeniem wniosku do KE a otrzymaniem informacji o jego akceptacji warto wykorzystać na pozyskiwanie nowych partnerów do współpracy i przygotowanie jednostek uczelni, które zapewnią sprawną realizację działań programu.

Złożenie do Narodowej Agencji wniosku o dofinansowanie mobilności i/lub projektów typu kurs intensywny

Warunkiem ubiegania się uczelni o fundusze na działania zdecentralizowane programu Erasmus jest otrzymanie Karty Uczelni Erasmusa. Szkoła wyższa, której nie zostanie przyznana Karta, nie będzie mogła otrzymać środków z programu Erasmus. Informacje o zasadach ubiegania się o dofinansowanie oraz o terminach składania wniosków są dostępne w sekcji Konkursy wniosków.

1. Wniosek o fundusze na realizację mobilności studentów i pracowników

Przed złożeniem wniosku do Narodowej Agencji szkoła wyższa powinna podpisać umowy dwustronne z uczelniami i instytucjami partnerskimi o wymianie studentów, wymianie nauczycieli i/lub wymianie pracowników (co najmniej z jedną instytucją partnerską).

We wniosku na dany rok akademicki uczelnia określa działania, które zamierza realizować w Erasmusie w tym roku i o których dofinansowanie się ubiega.

Formularz wniosku wraz z instrukcjami wypełniania jest dostępny na stronie internetowej Narodowej Agencji miesiąc przed terminem składania wniosku.

Zasady realizacji mobilności studentów, nauczycieli i pracowników są określone w "Zaproszeniu do składania wniosków" (Call for proposals) i "Przewodniku dla wnioskodawców" (Guide for applicants) programu „Uczenie się przez całe życie” (dokumenty dostępne w dziale Konkursy wniosków).

Jeśli uczelnia otrzyma Kartę obejmującą dany rok akademicki, a jej wniosek o fundusze na realizację wymiany studentów, nauczycieli i pracowników zostanie zaakceptowany, Narodowa Agencja podpisze z nią umowę o realizacji działań Erasmusa w danym roku. Zasady realizacji tych działań zostaną określone w umowie.

2. Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu typu kurs intensywny

Kurs intensywny to krótki cykl zajęć dydaktycznych przygotowany przez nauczycieli akademickich z uczelni uczestniczących w programie Erasmus dla grupy studentów z tych uczelni. Tematyka kursu intensywnego powinna wykraczać poza ramy zajęć oferowanych w uczelniach biorących udział w projekcie.

Projekt typu kurs intensywny powinien być opracowany przez grupę co najmniej trzech szkół wyższych/instytucji z minimum trzech państw uczestniczących w programie Erasmus, przy czym co najmniej jedna z uczelni musi być zlokalizowana w kraju członkowskim UE. Może to być inicjatywa realizowana przez 1 rok lub przez kolejne 3 lata. Wniosek o dofinansowanie projektu kursu intensywnego składa uczelnia pełniąca rolę koordynatora do Narodowej Agencji w swoim kraju.

Formularz wniosku wraz z instrukcjami wypełniania jest dostępny na miesiąc przed terminem jego składania na stronie Narodowej Agencji.

Wnioski o dofinansowanie projektów typu kurs intensywny są oceniane przez niezależnych ekspertów.

Jeżeli wniosek zostanie pozytywnie oceniony i zostanie  podjęta decyzja o finansowaniu projektu, Agencja Narodowa podpisze umowę finansową z uczelnią-koordynatorem projektu.

Każdego roku Komisja Europejska przedstawia informacje o zasadach ubiegania się o dofinansowanie i priorytety dla poszczególnych programów w dokumentach "Przewodnik programu "Uczenie się przez całe życie" (LLP)" (LLP Guide) i "Zaproszenie do składania wniosków" (dokumenty dostępne w dziale Konkursy wniosków).