Informacje dla instytucji zainteresowanych współpracą z uczelniami w programie Erasmus w latach 2007-2013   

Erasmus będący częścią programu edukacyjnego UE "Uczenie się przez całe życie" (The Lifelong Learning Programme) umożliwia instytucjom nieakademickim podejmowanie współpracy ze szkołami wyższymi. Instytucja nieakademicka to np. przedsiębiorstwo/firma, placówka naukowa-badawcza, organizacja non-profit, muzeum, biblioteka, szpital, itp.

W programie Erasmus mobilność zawsze ma charakter międzynarodowy, bo dotyczy instytucji zlokalizowanych w dwóch różnych krajach uczestniczących w programie Erasmus.

Dostępne formy współpracy:

I. Przyjęcie na praktykę studenta z zagranicznej uczelni

Praktyka powinna być związana z dziedziną jaką studiuje student. Może ona stanowić integralną część programu studiów (praktyka obowiązkowa). Praktyka może trwać od 3 do 12 miesięcy w obrębie tego samego roku akademickiego. Student przed wyjazdem na stypendium podpisuje umowę ze swoją uczelnią macierzystą, w której określone są m.in. planowany czas trwania praktyki, wysokość stypendium wypłacanego przez uczelnię, sposób jego wypłaty, termin w jakim należy się rozliczyć z wyjazdu, itp.

Zasady programu Erasmus nie wymagają podpisania specjalnej dwustronnej umowy o współpracy pomiędzy instytucją przyjmującą a uczelnią macierzystą studenta (obowiązkowym dokumentem jest "Porozumienie o programie praktyki", o którym mowa poniżej). Zalecamy jednak podpisanie listu intencyjnego, w którym strony umawiają się co do warunków współpracy (czas trwania współpracy, liczba praktykantów, czas trwania praktyki, dziedzina akademicka, wymagania stron, itp.). Ustalając zasady współpracy instytucja przyjmująca powinna poinformować uczelnię o ewentualnych dodatkowych warunkach, np. wymóg, by student posiadał ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Student otrzymuje stypendium ze swojej uczelni macierzystej, a instytucja przyjmująca nie ma obowiązku wypłaty wynagrodzenia dla studenta. Jednakże mile widziane są różne formy wsparcia dla studenta, jakiego może udzielić instytucja przyjmująca, np. kieszonkowe, ubezpieczenie studenta na czas trwania praktyki od OC (jeżeli dotyczy), pomoc w znalezieniu zakwaterowania, itp.

Zasady programu Erasmus nie wymagają również podpisania specjalnej dwustronnej umowy pomiędzy instytucją przyjmującą a studentem. Jeśli jednak instytucja przyjmująca chce taką umowę podpisać, np. z uwagi na wewnętrzne procedury, nie ma ku temu przeciwwskazań. Umowa powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla obu stron.

Obowiązkowym dokumentem jest "Porozumienie o programie praktyki" (Training Agreement, TA). Jest ono ustalane dla każdego studenta indywidualnie na etapie planowania pobytu na praktyce. W TA określa się program i przebieg praktyki. TA jest podpisywane przez wszystkie trzy strony umowy, tzn. instytucję przyjmującą, uczelnię macierzystą i studenta. TA jest podstawą późniejszego uznania i zaliczenia praktyki przez macierzystą uczelnię studenta. Załącznikiem do TA jest "Karta jakości praktyki Erasmusa" (Quality Commitment), która określa obowiązki trzech stron umowy, tzn. instytucji przyjmującej, uczelni macierzystej i studenta. Na zakończenie pobytu instytucja przyjmująca wystawia potwierdzenie odbycia praktyki. W potwierdzeniu należy podać m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia praktyki oraz ocenę praktyki.

II. Prowadzenie zajęć dla studentów na zaproszenie zagranicznej uczelni

Zagraniczna uczelnia uczestnicząca w programie Erasmus może zaprosić pracownika instytucji nieakademickiej do przeprowadzenia zajęć ze studentami. Uczelnia wypłaca pracownikowi takiej instytucji stypendium (ryczałt na koszty utrzymania i ew. rzeczywiste podróży). Wyjazd w celu prowadzenia zajęć ze studentami trwa średnio 1 tydzień, a od stypendysty oczekuje się przeprowadzenia 5 godz. zajęć. Maksymalny czas pobytu na stypendium to 6 tygodni. Warunki współpracy ustalają między sobą uczelnia przyjmująca i pracownik, do którego kierowane jest zaproszenie.

III. Udział w projektach typu "Kurs intensywny"

Pracownik polskiej instytucji nieakademickiej, która bierze udział w tym projekcie może uczestniczyć w prowadzeniu kursu intensywnego dla międzynarodowej grupy studentów. Warunki współpracy ustalają między sobą uczelnia koordynująca kurs intensywny i pracownik, do którego kierowane jest zaproszenie.

IV. Organizacja praktyk studenckich w innych krajach uczestniczących w programie Erasmus 

Szkoły wyższe mogą organizować praktyki dla studentów w przedsiębiorstwach, organizacjach, instytucjach szkoleniowych lub badawczych w innych krajach uczestniczących w programie Erasmus. Uczelnie organizują praktyki samodzielnie lub za pośrednictwem konsorcjum (powołanego w celu organizowania wyjazdów na praktykę), którego koordynatorem może być instytucja nieakademicka. Koordynator składa wniosek do Narodowej Agencji o przyznanie dofinansowania na realizację praktyk dla studentów uczelni wchodzących w skład konsorcjum.

Przed złożeniem wniosku do Narodowej Agencji koordynator (instytucja specjalizująca się w organizacji zagranicznych praktyk dla studentów) powinna podpisać umowy dwustronne/listy intencyjne z uczelniami (co najmniej z jedną szkołą wyższą) o współpracy w tej dziedzinie.  We wniosku na dany rok akademicki instytucja podaje nazwy szkół wyższych, z którymi współpracuje i określa liczbę wyjazdów, o których dofinansowanie ubiega się w tym roku.  Termin składania wniosku o fundusze na realizację mobilności studentów w roku akademickim 2009/10 upłynął 13 marca 2009 r. Aktualne informacje nt. terminów dostępne są w zakładce Konkursy wniosków.

Jeśli wniosek instytucji o fundusze na realizację praktyk dla studentów zostanie zaakceptowany przez Narodową Agencję, z organizatorem praktyk zostanie podpisana umowa o realizacji działań Erasmusa w danym roku akademickim. Zasady realizacji tych działań zostaną określone w umowie podpisywanej przez Narodową Agencję i instytucję.

V. Partnerstwo w projektach scentralizowanych

Instytucja nieakademicka możebyć partnerem w projektach wielostronnych (Erasmus Multilateral Projects) lub projektach Sieci tematycznych (Erasmus Networks). Są to tzw. działania scentralizowanem, w których wnioski składane są do Komisji Europejskiej przez instytucje pełniące rolę koordynatora danego projektu.

Obszary współpracy uczelni z instytucjami nieakademickimi określone zostały w Decyzji nr 1720/2006/EC ustanawiającej program „Uczenie się przez całe życie” w latach 2007-2013, która została opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE (Official Journal) w dniu 24 listopada br. i obowiązuje od dnia 14 grudnia 2006 roku. Tekst dokumentu jest zamieszczony w portalu Komisji Europejskiej.

Zasady realizacji poszczególnych działań przez uczelnie i instytucje partnerskie w programie Erasmus są określone w "Zaproszeniu do składania wniosków" oraz "Przewodniku dla wnioskodawców programu „Uczenie się przez całe życie” obowiązujących dla danego konkursu wniosków. 

Instytucja nieakademicka zainteresowana współpracą ze szkołami wyższymi samodzielnie poszukuje partnerów do współpracy w ramach programu wśród grona polskich i/lub europejskich uczelni, posiadających Kartę Uczelni Erasmusa (współpraca w ramach Erasmusa jest możliwa tylko z uczelniami posiadającymi Kartę). Przed podpisaniem i złożeniem listu intencyjnego (który może obejmować organizowanie praktyk dla studentów i/lub udział w projektach) należy rozważyć realne możliwości wykonania podejmowanych zobowiązań.

Instytucja nieakademicka zainteresowana współpracą ze szkołami wyższymi powinna być przygotowana merytorycznie i organizacyjnie do udziału w programie Erasmus. Powinna również określić stopień możliwego zaangażowania w realizację działań programu. Fundusze z budżetu programu Erasmus mogą być wykorzystywane tylko i wyłącznie w celu dofinansowania, a nie pełnego finansowania współpracy uczelni z innymi instytucjami.

Zainteresowane instytucje zachęcamy do systematycznego przeglądania zakładki Aktualności na naszej stronie internetowej.