Informacje dla uczelni zainteresowanych udziałem w programie Erasmus w latach 2010-2013

Od 2007 roku Erasmus jest częścią programu edukacyjnego "Uczenie się przez całe życie" (The Lifelong Learning Programme), przewidzianego na lata 2007-2013. Decyzja nr 1720/2006/EC ustanawiającą program „Uczenie się przez całe życie” została opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE (Official Journal) w dniu 24 listopada br. i obowiązuje od dnia 14 grudnia 2006 roku. Tekst dokumentu jest zamieszczony w portalu Komisji Europejskiej.

I. Decyzja o udziale w programie Erasmus

Zasady programu Erasmus zawarte są w KARCIE UCZELNI ERASMUSA. Po zapoznaniu się z treścią Karty uczelnia może stwierdzić, czy jest dostatecznie przygotowana do udziału w programie i czy jest zdecydowana przestrzegać jego zasad.

W latach 2007-2013 uczelnie mogą realizować w Erasmusie następujące działania:

• mobilność studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej (SMS - Student Mobility - Studies);
  
• mobilność studentów w celu odbycia praktyki w partnerskim przedsiębiorstwie, organizacji, instytucji szkoleniowej lub badawczej w innym kraju uczestniczącym w programie (SMP - Student Mobility - Placements);
  
• mobilność nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej (STA - StaffTeaching Assignments) ;
  
• mobilność pracowników uczelni w celu udziału w szkoleniu w partnerskiej szkole wyższej lub instytucji nieakademickiej w innym kraju uczestniczącym w programie (STT - Staff Training);
  
• prowadzenie działań wspomagających organizację wymiany studentów i pracowników (OM - Organisation of Mobility);
  
• udział w projektach typu kurs intensywny (IP).

Są to "działania zdecentralizowane" Erasmusa (administrowane są przez Narodową Agencję w kraju, a nie centralnie przez Komisję Europejską). Zainteresowane uczelnie składają wniosek o dofinansowanie działań zdecentralizowanych w danym roku akademickim do Narodowej Agencji.

Uczelnia może także być koordynatorem lub partnerem w projektach wielostronnych lub projektach sieci tematycznych (tematyka projektów określona została w Decyzji Parlamentu i Rady UE ustanawiającej program „Uczenie się przez całe życie”), które są działaniami scentralizowanymi tzn. zarządzanymi bezpośrednio przez Komisję Europejską. Szkoły wyższe składają wnioski o realizację tego typu działań do Komisji Europejskiej.

Zasady realizacji poszczególnych działań przez uczelnie są określone w "Zaproszeniu do składania wniosków" (Call for proposals) oraz w "Przewodniku dla wnioskodawców" (Guidelines for applicants) programu „Uczenie się przez całe życie”. Oba dokumenty dostępne są w dziale Konkursy wniosków.

Uczelnia powinna być przygotowana merytorycznie i organizacyjnie do udziału w programie Erasmus, a także powinna określić stopień możliwego zaangażowania w realizację działań programu. Fundusze z budżetu programu Erasmus mogą być wykorzystywane tylko i wyłącznie w celu dofinansowania, a nie pełnego finansowania współpracy z europejskimi uczelniami partnerskimi.

Udział uczelni w działaniach programu Erasmus wymaga:

• wyznaczenia Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus (więcej informacji o zadaniach koordynatora w "Poradniku Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus");
• stałej współpracy Koordynatora Uczelnianego z władzami uczelni, z poszczególnymi wydziałami/jednostkami dydaktycznymi, służbami finansowymi/kwesturą, organizacjami studenckimi;
• przygotowania służb finansowych uczelni do prowadzenia rachunku bankowego i rozliczeń w EUR;
• zapewnienia miejsca na gromadzenie niezbędnej dokumentacji;
• stałego dostępu do Internetu;
• sprawnie działającej poczty elektronicznej;
• zapewnienia sprzętu umożliwiającego korzystanie z narzędzi informatycznych, m.in. z formularzy on-line;

Szkoła wyższa zainteresowana udziałem w Erasmusie samodzielnie poszukuje partnerów do współpracy w ramach programu wśród europejskich uczelni, które posiadają Kartę Uczelni Erasmusa. Współpraca w ramach Erasmusa jest możliwa tylko pomiędzy uczelniami posiadającymi Kartę, natomiast jeśli chodzi o organizację praktyk dla studentów oraz wymianę pracowników, uczelnie mogą współpracować także z innymi instytucjami. W tym celu warto wykorzystać wszelkie kontakty międzynarodowe.

II. Złożenie wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa

Karta Uczelni Erasmusa to dokument wydawany przez Komisję Europejską uprawniający uczelnie do dalszego wnioskowania o dofinansowanie działań związanych z mobilnością w danym roku akademickim lub do udziału w projektach.

Termin składania wniosku o Kartę w roku 2010 upłynął 30 czerwca.

Wniosek o Kartę Uczelni Erasmusa składa się do:

a) Agencji Wykonawczej - The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA, Executive Agency) w Brukseli, reprezentującej Komisję Europejską:
- wniosek on-line poprzez stronę internetową Executive Agency - wniosek zostanie udostępniony na stronie EA w maju 2010; 
- wydruk wniosku złożonego on-line w formie i liczbie egzemplarzy określonej w formularzu wniosku;

b) Narodowej Agencji w Warszawie:
- wydruk wniosku złożonego on-line w formie i liczbie egzemplarzy określonej w formularzu wniosku.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu procedury wnioskowania zawarte są w "EUC Handbook" udostępnianym przez EA razem z wnioskiem on-line.

Zasadniczą częścią wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa jest Erasmus Policy Statement - Deklaracja Polityki Uczelni Erasmusa, w której uczelnia przedstawia swoją strategię współpracy europejskiej.

Deklaracja to niezwykle istotna część wniosku, w dużej mierze decydująca o jego akceptacji. Szczególna Państwa uwagę zwracamy na sprawy związane z zaliczaniem okresu studiów lub praktyk zrealizowanych za granicą. Dokładne wskazówki o sposobie jej przygotowania zawarte są w instrukcjach do wypełnienia wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa. Deklaracje uczelni, które otrzymają Kartę Uczelni Erasmusa zostaną opublikowane na stronie internetowej Komisji Europejskiej.

Praktyki dla studentów w zagranicznych przedsiębiorstwach, instytucjach

Uczelnia, która zamierza wysyłać swoich studentów na praktyki może przewidzieć dwa sposoby organizacji praktyk:

a) samodzielnie nawiązując kontakt z zagranicznymi instytucjami; w tym przypadku uczelnia będzie wnioskować o przyznanie funduszy na praktyki do Narodowej Agencji w taki sposób, jak wnioskuje się o fundusze na wyjazdy studentów na część studiów oraz na wyjazdy pracowników; uczelnia musi posiadać rozszerzoną Kartę Uczelni Erasmusa (extended Erasmus University Charter);

b) za pośrednictwem konsorcjum organizującego wyjazdy studentów na praktykę zagraniczną; w tym wypadku uczelnia również będzie musiała posiadać rozszerzoną Kartę Uczelni Erasmusa, a koordynator konsorcjum będzie musiał zawrzeć porozumienia z uczelniami, które zdecydują się na udział w konsorcjum.

III. Ocena wniosków o nadanie Karty Uczelni Erasmusa przez Komisję Europejską

Wnioski uczelni o nadanie standardowej lub rozszerzonej Karty Uczelni Erasmusa są oceniane przez wyznaczonych przez KE ekspertów akademickich. Czas pomiędzy złożeniem wniosku do KE a otrzymaniem informacji o jego akceptacji warto wykorzystać na pozyskiwanie nowych partnerów do współpracy i przygotowanie jednostek uczelni, które zapewnią sprawną realizację działań programu.

IV. Złożenie do Narodowej Agencji wniosku o fundusze na działania zdecentralizowane (mobilność i/lub realizacja projektów typu kurs intensywny)

Warunkiem ubiegania się uczelni o fundusze na działania zdecentralizowane programu Erasmus jest otrzymanie Karty Uczelni Erasmusa. Szkoła wyższa, której nie zostanie przyznana Karta nie będzie mogła otrzymać środków z programu Erasmus. Informacje o zasadach ubiegania się o dofinansowanie działań zdecentralizowanych oraz o terminach składania wniosków są dostępne w sekcji Konkursy wniosków.

1. Wniosek o fundusze na realizację mobilności studentów i pracowników

Przed złożeniem wniosku do Narodowej Agencji szkoła wyższa powinna podpisać umowy dwustronne z uczelniami i instytucjami partnerskimi o wymianie studentów, wymianie nauczycieli i/lub wymianie pracowników (co najmniej z jedną instytucją partnerską).

We wniosku na dany rok akademicki uczelnia powinna określić działania, o których dofinansowanie się ubiega i które będzie realizować w Erasmusie w tym roku.

Formularz wniosku wraz z instrukcjami wypełnienia będzie dostępny na stronie internetowej Narodowej Agencji miesiąc przed terminem składania wniosku. 

Zasady realizacji mobilności studentów, nauczycieli i pracowników są określone w "Zaproszeniu do składania wniosków" (Call for proposals) i "Przewodniku dla wnioskodawców" (Guide for applicants) programu „Uczenie się przez całe życie” (dokumenty dostępne w dziale Konkursy wniosków).

Jeśli uczelnia otrzyma Kartę obejmującą dany rok akademicki, a jej wniosek o fundusze na realizację wymiany studentów, nauczycieli i pracowników  zostanie zaakceptowany przez Narodową Agencję, zostanie z nią podpisana umowa o realizacji działań Erasmusa w danym roku. Zasady realizacji tych działań zostaną określone w umowie podpisywanej przez Narodową Agencję i uczelnię.

2. Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu typu KURS INTENSYWNY

Kurs intensywny to krótki cykl zajęć dydaktycznych przygotowany przez międzynarodową grupę nauczycieli akademickich i specjalistów w danej dziedzinie dla grupy studentów z różnych krajów. Tematyka kursu intensywnego powinna wykraczać poza ramy wykładów i zajęć oferowanych w uczelniach biorących udział w projekcie.

Projekt typu IP powinien być opracowany przez grupę co najmniej trzech szkół wyższych/instytucji z co najmniej trzech państw uczestniczących w programie Erasmus, przy czym co najmniej jedna z uczelni musi być zlokalizowana w kraju członkowskim UE. Może to być inicjatywa realizowana przez 1 rok lub przez kolejne 3 lata. Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu kursu intensywnego składa uczelnia pełniąca rolę koordynatora do Narodowej Agencji we własnym kraju.

Formularz wniosku wraz z instrukcjami wypełniania będzie dostępny na stronie internetowej Narodowej Agencji.

Wnioski o dofinansowanie nowych projektów typu IP będą oceniane przez ekspertów akademickich, natomiast wnioski dotyczące kontynuacji projektów (renewal), które zostały uprzednio zaakceptowane, będą sprawdzane przez Narodową Agencję pod kątem spełniania wymagań formalno-finansowych.

Jeżeli wniosek zostanie pozytywnie oceniony i podjęta zostanie decyzja o finansowaniu projektu, z uczelnią-koordynatorem projektu zostanie podpisana umowa finansowa.

Zasady realizacji i finansowania projektu są określone w ogłoszeniu o konkursie (Call for proposals), przewodniku dla wnioskodawców (Guide for applicants) oraz w instrukcjach do wypełnienia wniosku projektu typu IP.