Zgodnie z zapisem w umowie (Załącznik VI) „okres pobytu w uczelni partnerskiej (…) będzie określany z dokładnością do 0,5 miesiąca” oraz „czas pobytu określa się (…) licząc liczbę pełnych miesięcy kalendarzowych i pozostałych tygodni od daty rozpoczęcia pobytu do daty zakończenia”. Uczelnia może zdecydować, że rozlicza studentów z dokładnością do 0,25 miesiąca. Wybrana jednostka długości trwania pobytu (0,25 lub 0,5 miesiąca) powinna być stosowana do rozliczania wszystkich stypendystów.
Czas pobytu wpisany do umowy wyjazdowej studenta to wielkość przybliżona. Podlega on weryfikacji na etapie rozliczania studenta z wyjazdu. Kluczowe są daty z zaświadczenia wydanego przez uczelnię przyjmującą po zakończeniu pobytu na stypendium. Istotna jest zgodność długości pobytu potwierdzonej przez uczelnię/ instytucję przyjmującą z danymi wpisanymi do sprawozdania końcowego składanego przez macierzystą uczelnię studenta.
Czas pobytu na stypendium z dokładnością do 0,5 miesiąca określa się w następujący sposób:
- od 0 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
- od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
- od 25 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.
Czas pobytu na stypendium z dokładnością do 0,25 miesiąca określa się w następujący sposób:
- od 0 do 3 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
- od 4 do 10 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,25 miesiąca;
- od 11 do 17 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
- od 18 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,75 miesiąca;
- od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.
Przykład: Pobyt od 17 sierpnia do 23 listopada: jeden pełny miesiąc kończy się 16 września (drugi-16 października, trzeci-16 listopada), pozostałe dni, które nie zaliczają się do pełnego miesiąca (w tym przykładzie 7 dni) zostaną wyliczone z dokładnością do 0,5 miesiąca => rzeczywisty czas pobytu w tym przykładzie wynosi 3 miesiące. Jeżeli uczelnia rozlicza stypendystów z dokładnością do 0,25 miesiąca, w tym przykładzie rzeczywisty czas pobytu wynosi 3,25 miesiąca.
W roku 2010/11 stawki maksymalne są uwzględnione w Załączniku VI do umowy finansowej.
Przykład: Studentowi jadącemu na studia do Belgii na 5 miesięcy przyznano kwotę 2.500€. Student wrócił ze stypendium z zaświadczeniem potwierdzającym czas wynoszący 4,5 miesiąca. Kwota jaką student może zachować to maksymalnie 2.250€ (500€ x 4,5 m-ca), co oznacza, że 250€ podlega zwrotowi do uczelni.
Ustalając zasady prosimy pamiętać, że ogólna kwota grantu wypłacona indywidualnemu stypendyście musi być liczbą całkowitą oraz, że wszyscy studenci muszą być traktowani w jednakowy sposób, spójny z zasadami uczelnianymi.
